Conditions de traitement des données

Ces conditions font partie de nos conditions d’utilisation. Elles portent sur les données personnelles contenues dans votre événement : les photos et vidéos envoyées par les invités, ainsi que les noms et textes de votre page d’événement. Pour ce contenu, vous, l’hôte, êtes responsable du traitement : vous décidez pourquoi et comment il est partagé. Nous sommes votre sous-traitant : nous le traitons pour votre compte, comme l’exige l’article 28 du règlement général sur la protection des données (RGPD). Pour nos propres besoins (commandes, e-mails, limites anti-abus et journaux techniques), nous sommes responsable du traitement, comme l’explique notre politique de confidentialité.

Si vous organisez un événement privé, comme un mariage ou un anniversaire, le RGPD peut ne pas s’appliquer à vous, car il exclut les activités strictement personnelles ou domestiques. Ces conditions décrivent malgré tout la façon dont nous traitons les données de vos invités.

1. Ce que nous faisons, et pendant combien de temps

Nous stockons le contenu de votre événement, le montrons aux personnes qui ont le lien de l’événement (et son code PIN, s’il en a un), créons des aperçus des photos, et vous permettons de le télécharger et de le supprimer. Nous le faisons pendant toute la durée de votre formule : jusqu’à la fin de sa période de conservation, puis 7 jours de plus pour que vous puissiez télécharger vos fichiers, après quoi le contenu est supprimé (voir la section 9).

2. Les données et les personnes concernées

• Données : photos et vidéos, y compris les informations que les téléphones y enregistrent (date, modèle de téléphone et, si l’appareil l’enregistre, lieu) ; les noms et textes de la page d’événement ; l’heure, la taille et le nom de chaque fichier envoyé ; les messages que les invités laissent dans le livre d’or, avec leurs enregistrements vocaux et vidéo ; et les réponses des invités à l’invitation de l’événement (nom, s’ils viennent, à combien, un mot).
• Personnes : les invités qui envoient des fichiers, laissent un message ou répondent à l’invitation, et toute personne qui apparaît sur les photos et vidéos, y compris des enfants.
• Les photos et vidéos peuvent révéler des informations sensibles, comme l’état de santé ou les convictions religieuses d’une personne. Toloma est destiné uniquement aux photos et vidéos d’événements.

3. Vos instructions

Nous traitons le contenu uniquement sur vos instructions documentées : votre commande, les réglages que vous choisissez et les suppressions que vous faites dans votre tableau de bord, et ce que vous nous demandez par e-mail. Nous ne l’utilisons jamais à d’autres fins : ni pour la publicité, ni pour le profilage, ni pour entraîner une intelligence artificielle. Si la loi nous oblige à le traiter autrement, nous vous en informons d’abord, sauf si la loi l’interdit. Si nous estimons qu’une de vos instructions enfreint le droit de la protection des données, nous vous le signalons.

4. Confidentialité

Seules les personnes qui exploitent Toloma peuvent accéder au contenu, et elles sont tenues à la confidentialité. Nous ne consultons les fichiers que lorsque c’est nécessaire, par exemple pour résoudre un problème que vous nous signalez ou retirer un contenu manifestement illicite.

5. Sécurité

• Toutes les communications sont chiffrées (HTTPS, TLS 1.2 ou plus récent).
• Les fichiers et les données des événements sont stockés chiffrés par Microsoft Azure, en France.
• Les invités reçoivent un lien qui permet d’ajouter un fichier pendant quelques minutes, jamais de lire ou de supprimer d’autres fichiers.
• Les clés du tableau de bord et les codes PIN ne sont conservés que sous forme protégée (hachée). Les envois et les codes PIN erronés sont limités en nombre.
• Notre outil d’administration exige une connexion Microsoft Entra et un rôle d’administrateur dédié.
• Nous pouvons restaurer les fichiers supprimés pendant 7 jours, pour corriger une erreur ; ensuite, ils sont définitivement effacés.

Nous réexaminons ces mesures à mesure que le service évolue, et les maintenons au moins à ce niveau.

6. Sous-traitants ultérieurs

Vous nous autorisez de manière générale à recourir à des sous-traitants ultérieurs. Pour le contenu des événements, nous en utilisons actuellement un seul :

Chaque sous-traitant ultérieur est soumis à des obligations de protection des données au moins aussi strictes que celles-ci. Nous annonçons tout nouveau sous-traitant ou tout remplacement au moins 30 jours à l’avance, sur cette page et par e-mail aux hôtes des événements en cours. Vous pouvez vous y opposer ; si nous ne pouvons pas répondre à votre objection, vous pouvez mettre fin à votre formule et nous vous remboursons la part non encore utilisée.

7. Où restent les données

Le contenu des événements est stocké et traité dans l’Union européenne. Nous ne le transférons pas hors de l’Espace économique européen.

8. Notre assistance

• Demandes des personnes concernées. Si un invité, ou une personne qui apparaît sur une photo, demande à accéder à ses données ou à les faire retirer, vous pouvez supprimer les fichiers depuis votre tableau de bord immédiatement. Si une telle demande nous parvient, nous vous la transmettons sans délai, et nous vous aidons pour tout ce que le tableau de bord ne permet pas de faire.
• Violations de données. Si nous avons connaissance d’une violation de données personnelles touchant le contenu de votre événement, nous vous en informons dans les meilleurs délais, et au plus tard sous 48 heures, avec ce que nous savons : ce qui s’est passé, les données et personnes probablement concernées, les conséquences probables et les mesures que nous prenons. Nous vous aidons à remplir vos propres obligations, comme la notification à une autorité de protection des données.
• Analyses d’impact. Si vous devez évaluer les risques de votre traitement ou consulter une autorité, nous vous fournissons les informations dont nous disposons sur le service.

9. Fin du traitement

À la fin de la période de conservation de votre formule plus 7 jours, ou plus tôt si vous supprimez votre événement ou annulez votre commande, nous supprimons le contenu, y compris les aperçus et les archives ZIP. Les fichiers supprimés peuvent encore être restaurés par nous pendant 7 jours, puis ils sont définitivement effacés. Nous ne conservons aucune copie, sauf obligation légale. Avant cela, vous pouvez télécharger vos fichiers depuis votre tableau de bord.

10. Information et audits

Nous vous fournissons les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations, à commencer par cette page ; écrivez à contact@toloma.app et nous vous répondons dans un délai d’un mois. Vous, ou un auditeur que vous mandatez et qui est tenu à la confidentialité, pouvez auditer notre conformité une fois par an moyennant un préavis de 30 jours, à vos frais, ou plus souvent si une violation ou une autorité de protection des données l’exige.

11. Responsabilité et primauté

La responsabilité est régie par nos conditions d’utilisation. En cas de contradiction entre ces conditions de traitement des données et les conditions d’utilisation sur la protection des données, les présentes conditions prévalent. Elles s’appliquent tant que nous traitons le contenu de votre événement.