Bedingungen zur Auftragsverarbeitung

Diese Bedingungen sind Teil unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Sie betreffen die personenbezogenen Daten in den Inhalten Ihrer Veranstaltung: die Fotos und Videos, die Gäste hochladen, sowie die Namen und Texte auf Ihrer Veranstaltungsseite. Für diese Inhalte sind Sie als Gastgeber Verantwortlicher: Sie entscheiden, wozu und wie sie geteilt werden. Wir sind Ihr Auftragsverarbeiter: Wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag, wie es Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt. Für unsere eigenen Zwecke (Bestellungen, E-Mails, Missbrauchsschutz und technische Protokolle) sind wir Verantwortlicher, wie unsere Datenschutzerklärung erläutert.

Wenn Sie eine private Veranstaltung wie eine Hochzeit oder einen Geburtstag ausrichten, gilt die DSGVO für Sie möglicherweise nicht, da sie ausschließlich persönliche oder familiäre Tätigkeiten ausnimmt. Diese Bedingungen beschreiben dennoch, wie wir mit den Daten Ihrer Gäste umgehen.

1. Was wir tun, und wie lange

Wir speichern die Inhalte Ihrer Veranstaltung, zeigen sie den Personen, die den Link der Veranstaltung (und, falls vorhanden, ihre PIN) haben, erstellen Vorschaubilder der Fotos und ermöglichen Ihnen, sie herunterzuladen und zu löschen. Das tun wir für die Dauer Ihres Pakets: bis zum Ende seiner Aufbewahrungsfrist und danach 7 weitere Tage, damit Sie Ihre Dateien herunterladen können. Anschließend werden die Inhalte gelöscht (siehe Abschnitt 9).

2. Die Daten und die betroffenen Personen

• Daten: Fotos und Videos einschließlich der Angaben, die Smartphones darin speichern (Datum, Gerätemodell und, falls die Kamera ihn speichert, Aufnahmeort); die Namen und Texte der Veranstaltungsseite; Zeitpunkt, Größe und Dateiname jedes Uploads; die Nachrichten, die Gäste im Gästebuch hinterlassen, mit ihren Sprach- und Videonachrichten; und die Antworten der Gäste auf die Einladung der Veranstaltung (Name, ob sie kommen, mit wie vielen Personen, eine Nachricht).
• Personen: die Gäste, die hochladen, eine Nachricht hinterlassen oder auf die Einladung antworten, und alle Personen, die auf den Fotos und Videos zu sehen sind, darunter auch Kinder.
• Fotos und Videos können sensible Informationen offenbaren, etwa über die Gesundheit oder die religiöse Überzeugung einer Person. Toloma ist ausschließlich für Fotos und Videos von Veranstaltungen gedacht.

3. Ihre Weisungen

Wir verarbeiten die Inhalte nur auf Ihre dokumentierte Weisung: Ihre Bestellung, die Einstellungen und Löschungen, die Sie in Ihrem Dashboard vornehmen, und was Sie uns per E-Mail mitteilen. Wir verwenden sie nie für andere Zwecke: weder für Werbung noch für Profiling noch zum Training künstlicher Intelligenz. Verpflichtet uns das Gesetz zu einer anderen Verarbeitung, teilen wir Ihnen das vorher mit, sofern das Gesetz dies nicht verbietet. Halten wir eine Ihrer Weisungen für datenschutzwidrig, weisen wir Sie darauf hin.

4. Vertraulichkeit

Nur die Personen, die Toloma betreiben, haben Zugriff auf die Inhalte, und sie sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Wir sehen uns Uploads nur an, wenn es nötig ist, etwa um ein von Ihnen gemeldetes Problem zu beheben oder offensichtlich rechtswidrige Inhalte zu entfernen.

5. Sicherheit

• Die gesamte Übertragung ist verschlüsselt (HTTPS, TLS 1.2 oder neuer).
• Dateien und Veranstaltungsdaten werden von Microsoft Azure verschlüsselt in Frankreich gespeichert.
• Gäste erhalten einen Link, mit dem sie für wenige Minuten eine Datei hinzufügen, aber nie andere Dateien lesen oder löschen können.
• Dashboard-Schlüssel und PINs werden nur in geschützter (gehashter) Form gespeichert. Uploads und falsche PIN-Eingaben sind mengenmäßig begrenzt.
• Unser Verwaltungswerkzeug erfordert eine Anmeldung über Microsoft Entra und eine eigene Administratorrolle.
• Gelöschte Dateien können wir 7 Tage lang wiederherstellen, um Fehler rückgängig zu machen; danach sind sie endgültig gelöscht.

Wir überprüfen diese Maßnahmen, wenn sich der Dienst weiterentwickelt, und halten sie mindestens auf diesem Niveau.

6. Unterauftragsverarbeiter

Sie erteilen uns eine allgemeine Genehmigung zum Einsatz von Unterauftragsverarbeitern. Für Veranstaltungsinhalte setzen wir derzeit einen ein:

Jeder Unterauftragsverarbeiter unterliegt Datenschutzpflichten, die mindestens so streng sind wie diese. Einen neuen oder ersetzenden Unterauftragsverarbeiter kündigen wir mindestens 30 Tage im Voraus an, auf dieser Seite und per E-Mail an die Gastgeber laufender Veranstaltungen. Sie können widersprechen; können wir Ihren Einwand nicht ausräumen, können Sie Ihr Paket beenden, und wir erstatten den noch nicht genutzten Teil.

7. Wo die Daten bleiben

Veranstaltungsinhalte werden in der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet. Wir übermitteln sie nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

8. Unsere Unterstützung

• Anfragen betroffener Personen. Möchte ein Gast oder eine auf einem Foto abgebildete Person Auskunft über ihre Daten oder deren Entfernung, können Sie Dateien sofort in Ihrem Dashboard löschen. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie unverzüglich an Sie weiter und unterstützen Sie bei allem, was das Dashboard nicht ermöglicht.
• Datenschutzverletzungen. Erfahren wir von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die die Inhalte Ihrer Veranstaltung betrifft, informieren wir Sie unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden, mit allem, was wir wissen: was geschehen ist, welche Daten und Personen voraussichtlich betroffen sind, die wahrscheinlichen Folgen und was wir dagegen unternehmen. Wir unterstützen Sie bei Ihren eigenen Pflichten, etwa der Meldung an eine Datenschutzbehörde.
• Datenschutz-Folgenabschätzungen. Müssen Sie die Risiken Ihrer Verarbeitung bewerten oder eine Behörde konsultieren, stellen wir Ihnen die Informationen zur Verfügung, die wir über den Dienst haben.

9. Ende der Verarbeitung

Am Ende der Aufbewahrungsfrist Ihres Pakets zuzüglich 7 Tagen, oder früher, wenn Sie Ihre Veranstaltung löschen oder Ihre Bestellung widerrufen, löschen wir die Inhalte einschließlich der Vorschaubilder und ZIP-Downloads. Gelöschte Dateien können wir noch 7 Tage lang wiederherstellen, danach sind sie endgültig gelöscht. Wir behalten keine Kopien, es sei denn, das Gesetz verpflichtet uns dazu. Bis dahin können Sie Ihre Dateien in Ihrem Dashboard herunterladen.

10. Informationen und Kontrollen

Wir stellen Ihnen die Informationen zur Verfügung, die Sie zum Nachweis der Einhaltung dieser Pflichten benötigen, angefangen mit dieser Seite; schreiben Sie an contact@toloma.app, wir antworten innerhalb eines Monats. Sie selbst oder ein von Ihnen beauftragter, zur Vertraulichkeit verpflichteter Prüfer können die Einhaltung einmal jährlich mit einer Frist von 30 Tagen auf Ihre Kosten prüfen, oder häufiger, wenn eine Datenschutzverletzung oder eine Datenschutzbehörde dies erfordert.

11. Haftung und Vorrang

Die Haftung richtet sich nach unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Widersprechen sich diese Bedingungen zur Auftragsverarbeitung und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen in Fragen des Datenschutzes, gehen diese Bedingungen vor. Sie gelten, solange wir die Inhalte Ihrer Veranstaltung verarbeiten.