Datenschutzerklärung
Zuletzt aktualisiert am 20. Oktober 2026
Mit Toloma sammeln Gastgeber die Fotos und Videos, die ihre Gäste bei einer Veranstaltung aufnehmen, über einen QR-Code und eine Webseite. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie toloma.app besuchen, eine Veranstaltungsseite öffnen, dort etwas hochladen, auf ihre Einladung antworten oder eine Veranstaltung bestellen, und welche Kontrolle Sie darüber haben.
Kurz gesagt: Wir erheben so wenig wie möglich, verwenden keine Analyse- und keine Werbetracker und kein Cookie außer dem, das einen Entwurf offen hält, speichern alles in der EU und löschen Dateien automatisch, wenn das Paket einer Veranstaltung endet.
- Wer wir sind
- Was wir erheben
- Warum, und auf welcher Grundlage
- Wie lange wir speichern
- Wer Galerien sehen kann
- Wer Daten für uns verarbeitet
- Ihre Rechte
- Sicherheit
Wer wir sind
Verantwortlicher für die hier beschriebenen personenbezogenen Daten ist der Betreiber von Toloma:
Toloma wird von Luxemburg aus betrieben. Die vollständigen Angaben zum Betreiber (Name, Anschrift und Registernummern) werden hier veröffentlicht, bevor die kostenpflichtigen Pakete starten. Bis dahin schreiben Sie bitte an contact@toloma.app.
Bei allen Fragen zu Ihren Daten schreiben Sie an contact@toloma.app.
Für Veranstaltungsinhalte gilt etwas anderes. Über die Fotos, Videos und Texte einer Veranstaltungsseite entscheiden die Gastgeber der Veranstaltung, wozu und wie sie geteilt werden: Sie sind Verantwortliche, und wir verarbeiten diese Inhalte in ihrem Auftrag nach unseren Bedingungen zur Auftragsverarbeitung. Diese Erklärung beschreibt trotzdem, wie wir damit umgehen. Für Bestellungen, E-Mails, Missbrauchsschutz und Protokolle sind wir Verantwortlicher.
Was wir erheben
Wenn ein Gast etwas zu einer Veranstaltung hochlädt
- Die Fotos und Videos, die Sie hochladen, genau so, wie Sie sie senden. Sie können Personen zeigen, und die Dateien können Angaben enthalten, die Ihr Handy darin speichert, etwa das Datum, das Handymodell und, wenn Ihre Kamera ihn speichert, den Ort. Für die Galerie erstellen wir kleine Vorschaubilder der Fotos; diese enthalten solche Angaben nicht.
- Eine zufällige Gerätekennung, die von der Veranstaltungsseite erzeugt und im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt wird. Damit gelten Upload-Limits pro Gast statt pro WLAN des Veranstaltungsorts. Sie ist weder mit Ihrem Namen noch mit anderen Websites verknüpft.
- Ihre IP-Adresse, ausschließlich zur Begrenzung von Missbrauch (zum Beispiel zu viele Uploads oder falsche PINs von einer Verbindung innerhalb einer Stunde).
- Die PIN der Veranstaltung, wenn die Veranstaltung eine hat und Sie sie eingeben. Sie bleibt im lokalen Speicher des Browsers auf Ihrem Gerät, damit Sie sie nicht erneut eingeben müssen. Wir speichern von der PIN jeder Veranstaltung nur eine geschützte (gehashte) Fassung.
Wenn ein Gast eine Nachricht hinterlässt
- Ihre Nachricht, wenn die Veranstaltung ein Gästebuch hat: der Name, den Sie angeben, Ihr Text und die Sprach- oder Videonachricht, die Sie aufnehmen oder auswählen. Sie erscheint in der Galerie der Veranstaltung für alle, die ihren Link (und ihre PIN) haben, und auf ihrer Fotowand, und die Gastgeber können sie löschen. Ihr Browser fragt, bevor die Seite Ihr Mikrofon nutzen kann, und nur während der Aufnahme.
Wenn ein Gast auf eine Einladung antwortet
- Ihre Antwort, wenn die Gastgeber darum bitten: der Name, den Sie angeben, ob Sie kommen, mit wie vielen Personen, und Ihre Nachricht. Nur die Gastgeber sehen sie in ihrem Dashboard und können die Antworten als Tabelle herunterladen.
- Die oben beschriebene zufällige Gerätekennung, nur in geschützter (gehashter) Form mit Ihrer Antwort gespeichert, damit Ihr Telefon seine Antwort ändert, statt eine weitere hinzuzufügen. Ihr Telefon behält außerdem eine Kopie Ihrer Antwort in seinem lokalen Speicher, um sie Ihnen anzuzeigen.
Wenn Sie eine Veranstaltung ausrichten
- Die Angaben zur Veranstaltung: Name, Namen der Gastgeber, Datum, Willkommensnachricht, Banner- und Hintergrundfoto (von den Gastgebern hochgeladen; ein älteres Banner kann verlinkt sein) sowie die gewählte Vorlage, Sprache, Farben und das Paket.
- Ihre E-Mail-Adresse, die Sie beim Start eines Entwurfs und im Bestellformular angeben, um Ihren Entwurf, Ihre Bestellung und Ihre Veranstaltung zu verwalten: Wir senden Ihnen Link und Schlüssel des Entwurfs und eine Erinnerung vor dem Löschen, die Bestellbestätigung (mit Ihrem Dashboard-Schlüssel und unseren Bedingungen), die Bestätigung, wenn Sie widerrufen, und einen Link, wenn Sie einen neuen Dashboard-Schlüssel anfordern. Wir versenden keine Newsletter und keine Werbung. Wenn Sie Ihre Bestellung widerrufen, speichern wir zusätzlich den angegebenen Namen und den Zeitpunkt des Widerrufs mit der Bestellung.
- Was Sie uns per E-Mail senden: Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, falls Sie ihn angeben, und den Inhalt Ihrer Nachrichten.
- Zahlungsinformationen: Zahlungen werden von Stripe abgewickelt. Wir erhalten Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Betrag und den Zahlungsstatus, niemals Ihre vollständige Kartennummer.
- Der Link zu Ihrem privaten Dashboard enthält einen geheimen Schlüssel. Wir speichern davon nur eine geschützte (gehashte) Fassung.
Wenn jemand toloma.app besucht
- Ein einziges Cookie, nur für Gastgeber mit einem Entwurf. Wenn Sie einen kostenlosen Entwurf starten, speichert Ihr Browser dessen Dashboard-Schlüssel 14 Tage lang in einem Cookie, das nur an das Dashboard dieses Entwurfs gesendet wird, damit Sie zurückkehren können. Es ist für den Dienst erforderlich, wird nicht weitergegeben und für nichts anderes verwendet.
- Keine Analyse, keine Werbetracker. Unsere Schriften und Bilder werden von toloma.app selbst ausgeliefert, sodass Ihr Browser zur Anzeige unserer Seiten keine Dritten kontaktiert. Einzige Ausnahme ist das Bannerfoto einer Veranstaltung, das die Gastgeber von einer anderen Website verlinken können.
- Technische Protokolle: Zeitpunkt jeder Anfrage, aufgerufene Seite oder Funktion und etwaige Fehler, um den Dienst am Laufen und sicher zu halten.
Warum, und auf welcher Grundlage
| Zweck | Daten | Rechtsgrundlage (DSGVO) |
|---|---|---|
| Betrieb einer Veranstaltungsseite und ihrer Galerie: Uploads speichern, sie den Personen mit dem Link zeigen, den Gastgebern das Herunterladen und Löschen ermöglichen | Uploads, Gästebuch-Nachrichten, Antworten auf die Einladung, Angaben zur Veranstaltung | Unser Vertrag mit den Gastgebern (Art. 6 Abs. 1 lit. b); für Gäste das berechtigte Interesse der Gastgeber und Gäste, die Erinnerungen an die Veranstaltung zu teilen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Bestellungen, Zahlungen und Beantwortung von Fragen | E-Mail, Nachrichten, Zahlungsinformationen | Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) |
| Missbrauch verhindern und den Dienst sicher halten | IP-Adresse, Gerätekennung, technische Protokolle | Berechtigtes Interesse an einem sicheren, verfügbaren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Buchhaltung und steuerliche Aufzeichnungen | Zahlungsinformationen, Angaben zur Veranstaltung | Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
Wir verkaufen niemals personenbezogene Daten, nutzen sie nie für Werbung und verwenden Ihre Fotos oder Videos ausschließlich für den Betrieb Ihrer Veranstaltung.
Wie lange wir speichern
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Antworten auf die Einladung einer Veranstaltung | Bis die Dateien der Veranstaltung gelöscht werden (Ende des Pakets plus 7 Tage), oder früher, wenn die Gastgeber sie löschen oder ihre Bestellung stornieren |
| Fotos, Videos, ihre Vorschaubilder und Gästebuch-Nachrichten mit ihren Aufnahmen | Bis zum Ende des Pakets der Veranstaltung, gerechnet ab dem Datum der Veranstaltung: 30 Tage (Basic), 3 Monate (Standard) oder 12 Monate (Premium), zuzüglich einer von den Gastgebern gekauften Verlängerung. Danach weitere 7 Tage, damit die Gastgeber alles herunterladen können; anschließend werden sie gelöscht. Gastgeber können jede Datei früher löschen. |
| Für die Gastgeber vorbereitete ZIP-Downloads | 7 Tage |
| Gelöschte Dateien | 7 Tage nach dem Löschen für uns wiederherstellbar (um Fehler rückgängig zu machen), danach endgültig entfernt |
| IP-Adressen und Gerätekennungen in Missbrauchslimits | Weniger als einen Tag |
| Technische Protokolle | 30 Tage |
| E-Mails | So lange, wie es zur Beantwortung nötig ist, höchstens 3 Jahre nach unserem letzten Austausch, sofern sie nicht Teil einer Bestellung sind |
| Nie live gegangene Entwürfe mit ihren Test-Uploads | 14 Tage nach dem Start des Entwurfs, danach gelöscht |
| Bestellungen, Zahlungen und die zugehörigen Angaben zur Veranstaltung | 10 Jahre, wie für Buchhaltungsunterlagen vorgeschrieben |
Wenn die Dateien einer Veranstaltung gelöscht sind, zeigt ihr Link eine kurze Seite mit dem Namen der Veranstaltung und dem Hinweis, dass sie beendet ist.
Wer Galerien sehen kann
Die Galerie einer Veranstaltung können alle sehen, die ihren Link oder QR-Code haben; Gastgeber sollten ihn daher nur mit ihren Gästen teilen. Premium-Veranstaltungen können eine PIN verlangen. Die Gastgeber können jede Datei sehen, herunterladen und löschen. Veranstaltungsseiten bitten Suchmaschinen, sie nicht zu indexieren.
Wir greifen nur auf Uploads zu, wenn es für den Betrieb des Dienstes nötig ist, etwa um ein von den Gastgebern gemeldetes Problem zu beheben oder offensichtlich rechtswidrige Inhalte zu entfernen.
Wer Daten für uns verarbeitet
Diese Anbieter verarbeiten Daten in unserem Auftrag, auf Grundlage von Verträgen, die sie zu deren Schutz verpflichten:
| Anbieter | Wofür | Wo |
|---|---|---|
| Microsoft (Azure) | Hosting der Website, der Veranstaltungsseiten, der Dateien und Protokolle | Frankreich (Region France Central) |
| Microsoft (Azure Communication Services) | Versand unserer E-Mails an Gastgeber | EU |
| OVHcloud | Domainname und Weiterleitung der E-Mails an contact@toloma.app | EU |
| Google (Gmail) | Das Postfach, das E-Mails an contact@toloma.app empfängt | EU und USA |
| Stripe | Zahlungen | EU und USA |
Werden Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, sind sie durch das EU-US Data Privacy Framework oder durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission geschützt. Wir können Daten auch offenlegen, wenn das Gesetz es verlangt.
Ihre Rechte
Sie können Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten verlangen, ihre Berichtigung oder Löschung, die Einschränkung ihrer Verarbeitung, Widerspruch gegen ihre Verwendung und ihre Herausgabe in einem übertragbaren Format. Soweit wir uns auf berechtigtes Interesse stützen, können Sie jederzeit widersprechen. Schreiben Sie an contact@toloma.app; wir antworten innerhalb eines Monats.
Wenn Sie auf einem Foto oder Video zu sehen sind oder eines hochgeladen haben, das entfernt werden soll, wenden Sie sich an die Gastgeber der Veranstaltung, die es sofort in ihrem Dashboard löschen können, oder schreiben Sie uns mit dem Link der Veranstaltung und einer Beschreibung der Datei.
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Commission nationale pour la protection des données (CNPD) (https://cnpd.public.lu) oder bei der Behörde an Ihrem Wohnort.
Sicherheit
Die gesamte Kommunikation ist verschlüsselt (HTTPS). Gäste erhalten einen kurzlebigen Link, mit dem sie nur eine Datei hinzufügen, aber niemals andere lesen oder löschen können. Dashboard-Schlüssel und PINs werden nur in geschützter (gehashter) Form gespeichert. Dateien werden von Microsoft Azure verschlüsselt gespeichert.
Kinder
Toloma richtet sich an Erwachsene, die Veranstaltungen organisieren. Gastgeber sind für die bei ihrer Veranstaltung geteilten Fotos verantwortlich, auch für Fotos von Kindern, und können jedes davon löschen.
Änderungen
Wenn wir diese Erklärung ändern, aktualisieren wir das Datum oben auf dieser Seite. Über wesentliche Änderungen, die bestehende Veranstaltungen betreffen, informieren wir die Gastgeber per E-Mail.